Kadrovska štipendija je pomembna oblika finančne podpore, ki podjetjem omogoča razvoj ustreznih kadrov, hkrati pa štipendistu zagotavlja kakovostnejše izobraževanje in prvo zaposlitev po zaključku šolanja. Za delodajalce in štipendiste pa veljajo določene obveznosti, med katerimi so ključne pravila sofinanciranja in redno poročanje.
Razumevanje kadrovskih štipendij
Kadrovska štipendija je namenjena zagotavljanju kadrovskih potreb podjetij in spodbuja mlade k izobraževanju na področjih, ki so za gospodarstvo ključna. Delodajalec, ki se odloči za kadrovsko štipendiranje, in štipendist uredita medsebojna razmerja v pogodbi o štipendiranju, zato je še posebej pomembno biti pozoren na vsebino pogodbe.
Obveznosti štipendista in delodajalca
- Po zaključku izobraževanja je štipendist obvezan zaposliti se pri delodajalcu za najmanj toliko časa, kolikor je trajalo štipendiranje, in sicer v dveh mesecih po končanem izobraževanju.
- Delodajalec lahko kadrovskemu štipendistu naloži tudi druge obveznosti, kot so obvezna počitniška praksa ali diplomska naloga, vezana na podjetje.
- Višino kadrovske štipendije določi delodajalec, vendar je ta z zneskom omejena navzdol z višino osnovne državne štipendije.
Možnosti sofinanciranja kadrovskih štipendij za delodajalce
Kadrovska štipendija lahko vključuje tudi sofinanciranje, ki ga delodajalci lahko pridobijo pri regionalnih razvojnih agencijah (RRA). Sofinanciranje ne poteka več preko Javnega štipendijskega, razvojnega, invalidskega in preživninskega sklada Republike Slovenije (SRIPS).
Vir in pogoji sofinanciranja
Javni razpis za izbor projektov sofinanciranja kadrovskih štipendij delodajalcem se izvaja v okviru Operativnega programa za izvajanje evropske kohezijske politike v obdobju 2014-2020. Delno ga financira Evropska unija, in sicer iz Evropskega socialnega sklada, ki predstavlja 80 % skupnih upravičenih stroškov projekta.
Sofinanciranje kadrovskih štipendij delodajalcem znaša 50 % dodeljene in izplačane kadrovske štipendije, vendar največ v višini 30 % minimalne plače. Sofinancirana kadrovska štipendija ne sme biti nižja, kot je določeno v 70. členu Zakona o štipendiranju (ZŠtip-1).
Sredstva javnega razpisa ne zapadejo podrobni presoji z vidika državnih pomoči oziroma pomoči po pravilu de minimis, na podlagi mnenja Ministrstva za finance.
Primer: Sofinanciranje v Pomurski statistični regiji
PORA Razvojna agencija Gornja Radgona deluje kot nosilec/izvajalec javnega pooblastila za izvajanje dejavnosti regijskih shem kadrovskih štipendij za statistično regijo »POMURSKA STATISTIČNA REGIJA«.
V okviru projekta delodajalca vključeni mladi - kadrovski štipendisti (dijaki ali študenti na dodiplomski in podiplomski stopnji študija) prispevajo k doseganju kazalnika učinka na ravni posamezne statistične regije.
Sofinanciranje se dodeli od vključno šolskega/študijskega leta 2021/2022 do zaključka trenutnega izobraževalnega programa posameznega štipendista oz. najkasneje do 31. oktobra 2022. Upravičeni so torej stroški, nastali od 1. septembra 2021 do najkasneje 31. oktobra 2022.
Pogoji za štipendista pri sofinanciranju (šolsko/študijsko leto 2021/2022)
Za šolsko/študijsko leto 2021/2022 kadrovski štipendist ne sme biti:
- Ponovno vpisan v katerega od letnikov, v katerega je bil na tej stopnji oziroma ravni izobraževanja že vpisan.
- Imeti podaljšanega študentskega statusa oziroma biti vpisan v dodatno študijsko leto po preteku izobraževalnega programa (t. i. absolventsko leto).
- Pridobiti pravice do deficitarne štipendije, kot izhaja iz 11. člena Pravilnika o dodeljevanju štipendij za deficitarne poklice.
Če se kadrovski štipendist izobražuje na ravni izobraževanja in področju, opredeljenem v Politiki štipendiranja (2020-2024), ki jo je Vlada Republike Slovenije sprejela dne 27. januarja 2020 na svoji 101. dopisni seji, se upoštevajo dodatni pogoji.
Postopek prijave na javni razpis za sofinanciranje (primer PORA G. Radgona)
Javni razpis in razpisna dokumentacija sta na voljo na spletni strani PORA G. Radgona.
Rok in način prijave
Rok prijave je določen kot odprti rok prijave in traja od 5. oktobra 2021 do porabe sredstev, vendar najdlje do vključno 31. marca 2022.
Vlogo, ki vsebuje prijavnico z dokazili, je treba poslati ali oddati v zaprti ovojnici, ki mora biti označena s polnim nazivom in naslovom prijavitelja ter vidno oznako: »NE ODPIRAJ - VLOGA NA JR - IZBOR PROJEKTOV ZA SOFINANCIRANJE KADROVSKIH ŠTIPENDIJ DELODAJALCEM«.
Za označevanje vloge na ovojnici se uporabi obrazec za označbo vloge (Priloga 4: Označba vloge). V kolikor prijavitelj za označbo ovojnice ne uporabi Priloge 4, mora označba ovojnice vsebovati vse iz nje izhajajoče elemente.
Potrebna dokumentacija in priloge
Prijavitelj se prijavi na javni razpis z Obrazcem št. 1 - Prijavni obrazec, ki je del razpisne dokumentacije. Prijavnemu obrazcu je potrebno priložiti naslednja dokazila:
- Priloga št. 1 - Vzorec pogodbe o sofinanciranju kadrovskih štipendij delodajalcu za šolsko/študijsko leto 2021/2022 (priložiti neizpolnjen, vendar podpisan in žigosan obrazec s strani zakonitega zastopnika oz. pooblaščene osebe).
- Obrazec št. 3 - Soglasje delodajalca (zaradi izpolnjevanja pogoja zaposlene vsaj ene osebe ves čas trajanja Pogodbe o sofinanciranju kadrovskih štipendij), da bo v skladu s Pogodbo o sofinanciranju kadrovskih štipendij na zahtevo nadzornega organa MDDSZ-u dovolil pridobitev podatkov iz javnih evidenc ZZZS ali ZPIZ.
- Potrdilo Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije (ZZZS)/Zavoda za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije (ZPIZ) - izpis "Statistični podatki zavezanca po zavarovalnih podlagah", ki prikazuje podatek o številu zavarovancev za obdobje 11 mesecev pred mesecem, v katerem se odda vloga, s čimer prijavitelj dokazuje, da je bil zaposlovalec najmanj 11 mesecev pred mesecem oddaje vloge na javni razpis.
- Kadar gre za tujega državljana: fotokopijo osebnega dokumenta in potrdilo o statusu rezidenta za daljši čas (RDČ) ali fotokopijo osebnega dokumenta njegovega zakonitega zastopnika oz. pooblaščene osebe, ki dokazuje stalno prebivališče v Republiki Sloveniji ali stalno prebivališče v drugi državi članici EU.
- Obrazec št. 4 - Soglasje štipendista za pridobivanje in obdelavo osebnih podatkov.
Upravna taksa
Delodajalec mora ob prijavi na javni razpis plačati upravno takso v višini 22,60 EUR, skladno z Zakonom o upravnih taksah. Upravna taksa se plača na račun Ministrstva za finance pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila, IBAN SI56 01100-1000315637, s kodo namena GOVT in sklicem/referenco: SI11 26115-7111002-1304XX221 (namesto XX se vpiše število štipendistov, ki se prijavljajo na razpis). Morebitne taksne oprostitve so navedene v določbah 21. člena Zakona o upravnih taksah. Delodajalec lahko vlogi priloži potrdilo o plačilu upravne takse.
Oddaja vloge in obravnava
Za pravočasno se šteje vloga, ki jo PORA G. Radgona prejme, preden se izteče rok za vložitev vlog oziroma do zaprtja javnega razpisa zaradi porabe razpoložljivih sredstev. Vlogo je možno oddati osebno na naslovu PORA G. Radgona ali priporočeno po pošti. Vloge, vložene po poteku prijavnega roka ali po porabi sredstev, se zavržejo oziroma zavrnejo.
V primeru oddaje nepopolne ali nerazumljive vloge bo delodajalec pozvan k njeni dopolnitvi.
V postopku javnega razpisa z odprtim rokom prejmejo sredstva delodajalci, ki izpolnjujejo pogoje razpisa, po vrstnem redu prispelih popolnih vlog do porabe sredstev. Če bo istočasno prispelo več popolnih vlog, ki izpolnjujejo pogoje in njihova skupna vrednost presega še razpoložljiva sredstva, se za sofinanciranje izberejo vloge tistih delodajalcev, ki uveljavljajo sofinanciranje za večje število štipendistov.
Sklenitev pogodbe in pritožbeni postopek
PORA G. Radgona bo z izbranim delodajalcem, po izdani odločbi o dodelitvi pravice do sofinanciranja, sklenila pogodbo o sofinanciranju kadrovskih štipendij. Odločba se vroča z navadno vročitvijo in je izvršljiva z dnem odpreme.
O pritožbah zoper odločbe PORA G. Radgona odloča Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti. Pritožnik mora v pritožbi natančno opredeliti razloge.
Obveznosti delodajalca v okviru sofinanciranja
Delodajalec se s sklenitvijo pogodbe o sofinanciranju zavezuje k več ključnim obveznostim:
- Zaposlitev in socialni prispevki: Delodajalec mora najkasneje do 30. v mesecu imeti zaposleno vsaj eno osebo za polni delovni čas ves čas trajanja Pogodbe o sofinanciranju. Samostojni podjetnik, ki nima zaposlene osebe, mora ves čas trajanja pogodbe imeti poravnane maksimalne prispevke za socialno varnost.
- Izplačevanje štipendij: Mesečno izplačevati kadrovsko štipendijo na transakcijski račun štipendista, odprt v Republiki Sloveniji, najkasneje do 15. v mesecu za pretekli mesec.
- Zagotavljanje delovne prakse: Zagotoviti, da štipendist pri delodajalcu vsako šolsko/študijsko leto opravi enomesečno delovno prakso v obsegu vsaj 160 ur, skladno z določbami 7. člena Pravilnika o sofinanciranju kadrovskih štipendij. Delovno prakso lahko opravi v enem ali v več delih, vendar pred začetkom novega šolskega oz. študijskega leta (za dijaka do 31.8., za študenta do 30.9. v primeru izobraževanja v RS). V letu zaključka izobraževanja se delodajalec in štipendist lahko dogovorita, da praksa ni potrebna.
- Obveznost zaposlitve po izobraževanju: Po končanem izobraževanju mora delodajalec s štipendistom skleniti pogodbo o zaposlitvi na ustreznem delovnem mestu s polnim delovnim časom za najmanj eno leto, najkasneje v dveh mesecih po zaključku izobraževanja. Ob predhodnem soglasju delodajalca lahko štipendist nadaljuje z izobraževanjem.
- Hramba dokumentacije: Hraniti dokumentacijo o sofinanciranju kadrovskih štipendij najmanj 10 let po zaključku pogodbenega razmerja.
- Poročanje o spremembah: PORA G. Radgona obvestiti o vseh pomembnih spremembah, ki lahko vplivajo na izvajanje pogodbe o sofinanciranju.
- Prepoved dvojnega uveljavljanja: Dvojno uveljavljanje stroškov in izdatkov, ki so že bili ali bi lahko bili povrnjeni iz katerega koli drugega vira oziroma so bila zanje že odobrena sredstva, ni dovoljeno.
Poročanje o podeljenih kadrovskih štipendijah
Vsi štipenditorji v Sloveniji morajo vsako leto do konca leta (31. december) redno poročati o vseh podeljenih štipendijah za aktualno šolsko oziroma študijsko leto (npr. za šolsko/študijsko leto 2025/2026 je rok do 31. decembra 2025). To poročanje je zavezujoče ne glede na to, kdaj je bila posamezna štipendija prvič podeljena.
Poročanje je obvezno za vse subjekte, ki so v šolskem letu imeli vsaj enega štipendista, vključno s posamezniki, podjetji, pravnimi osebami, občinami, izobraževalnimi ustanovami, fundacijami ali društvi.
Podatki za poročanje
Poročati je potrebno o naslednjih podatkih:
- Podatki o štipendistu (ime, priimek, EMŠO, naslov in občina prebivališča).
- Podatki o šolanju (izobraževalna ustanova in program, vrsta in področje izobraževanja, letnik in status).
- Podatki o štipendiji sami.
Spletna aplikacija in postopek
Poročanje je potrebno opraviti preko spletne aplikacije, ki je na voljo na spletni strani Javnega sklada Republike Slovenije za razvoj kadrov in štipendij (SRIPS). Za prijavo v aplikacijo mora imeti zaposleni ustrezen certifikat pravne osebe (digitalno potrdilo), ki ga je izdal kateri od pristojnih organov. Preko aplikacije je nato možno oddati tudi pooblastilo drugi pravni osebi za oddajo podatkov (npr. kadrovski servis, računovodsko podjetje).
Postopek poročanja:
- Po prijavi poročevalec klikne na "Poročanje" in izbere "Štipendisti".
- Na prikazanem obrazcu izbere šolsko (oziroma študijsko) leto ter nato možnost "Vnesi novega štipendista".
- V obrazec vnese vse zahtevane podatke o štipendistu, njegovem izobraževanju in štipendiji.
- Če so podatki pravilni, aplikacija potrdi oddajo s statusom "Oddan". V nasprotnem primeru javi "Napaka pri oddaji", s klikom na napis pa se prikaže vrsta napake.
Kazni za neporočanje
Zakon o štipendiranju določa tudi globe za prekršek opustitve dolžnosti poročanja:
- Od 300 do 600 EUR se kaznuje subjekt, ki je pravna oseba, samostojni podjetnik ali posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost in dodeljuje štipendije.
- Od 150 do 300 EUR se kaznuje tudi odgovorna oseba subjekta.
Izjema za regijske štipendijske sheme
Delodajalci, ki so vključeni v regijske štipendijske sheme, so izvzeti iz določenih zahtev po poročanju in obveščanju o potrebah po štipendistih v naslednjem letu. Vendar pa morajo vsi štipenditorji o podeljenih štipendijah poročati. Poročanje o potrebah po kadrovskih štipendistih za prihodnje leto se sicer (za tiste, ki niso vključeni v regijske sheme) opravi preko spletne aplikacije sklada, preko zavihka »Izmenjevalnica«.
Prenehanje in vračilo sredstev sofinanciranja
Pogodba o sofinanciranju kadrovskih štipendij delodajalcu preneha v določenih primerih, delodajalec pa mora PORA G. Radgona vrniti prejeta sredstva.
Razlogi za prenehanje pogodbe in vračilo sredstev:
- Če se štipendist v času izobraževanja samozaposli ali zaposli, razen, če se zaposli pri delodajalcu v primeru iz 78. ali 79. člena ZŠtip-1.
- Če štipendist pred izpolnitvijo obveznosti po pogodbi o sofinanciranju sklene pogodbo o zaposlitvi pri drugem delodajalcu oziroma se samozaposli, razen zaposlitve pri delodajalcu v primeru iz 78. ali 79. člena ZŠtip-1.
V primeru prenehanja pogodbe o sofinanciranju mora delodajalec vrniti prejeta sredstva. Če je delodajalec sredstva pridobil na podlagi posredovanih neresničnih podatkov, mora vrniti celotna prejeta sredstva in dodatno plačati pogodbene obresti za obdobje od dneva izplačila do dneva vračila sredstev PORA G. Radgona.
Prilagoditve višine sofinanciranja in transparentnost
Če višina sofinanciranja kadrovske štipendije ne dosega ustreznega odstotka dodeljene in izplačane kadrovske štipendije glede na določbe javnega razpisa, se znesek sofinanciranja avtomatično uskladi ob spremembi minimalne plače, dokler ne doseže najvišjega možnega odstotka kadrovske štipendije.
Višina sofinanciranja za posameznega štipendista se lahko za novo šolsko ali študijsko leto poviša do največ 10 % glede na predhodno šolsko ali študijsko leto na podlagi vložene zahteve delodajalca, in sicer po postopku, opredeljenem v 6. členu Pravilnika o sofinanciranju kadrovskih štipendij.
Delodajalec je s predložitvijo vloge na javni razpis seznanjen, da lahko PORA G. Radgona javno objavi podatke o odobrenih in izplačanih sredstvih.
Ključni obrazci in priloge za sofinanciranje
Za uspešno prijavo in izvajanje sofinanciranja kadrovskih štipendij so pomembni naslednji obrazci in priloge:
- Obrazec št. 1 - Prijavni obrazec
- Priloga št. 1 - Vzorec pogodbe o sofinanciranju kadrovskih štipendij delodajalcu
- Obrazec št. 3 - Soglasje delodajalca
- Obrazec št. 4 - Soglasje štipendista za pridobivanje in obdelavo osebnih podatkov
- Priloga 4 - Označba vloge (za označevanje ovojnice)