Zakon o javnem naročanju (ZJN-3) določa različne postopke za oddajo javnih naročil, ki so odvisni predvsem od ocenjene vrednosti naročila in vrste predmeta. Poznamo tri glavne kategorije: evidenčna naročila, postopek oddaje naročila male vrednosti ter standardne postopke javnega naročanja, ki se uporabljajo nad določenimi mejnimi vrednostmi.
Evidenčna naročila
Določbe Zakona o javnem naročanju (ZJN-3) se na splošnem področju ne uporabljajo za javna naročila, katerih ocenjena vrednost je nižja od določenih mejnih vrednosti. Ta naročila so znana kot evidenčna naročila.
Zakonske podlage in vrednostni pragovi
Določbe ZJN-3 (Uradni list RS, št. 91/15 s spremembami) se na splošnem področju ne uporabljajo za:
- javna naročila blaga, storitev ali projektnih natečajev, katerih ocenjena vrednost je nižja od 40.000 EUR brez DDV;
- javna naročila gradenj, katerih ocenjena vrednost je nižja od 80.000 EUR brez DDV;
- javna naročila t.im. socialnih in drugih posebnih storitev, katerih ocenjena vrednost je nižja od 750.000 EUR brez DDV.
Določbe glede izračuna ocenjene vrednosti so zajete v 24. členu ZJN-3.
Obveznosti naročnika pri evidenčnih naročilih
Naročnik je pri t.im. »evidenčnem naročilu« iz drugega odstavka 21. člena ZJN-3 dolžan upoštevati načelo gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti ter načelo transparentnosti. Poleg tega mora:
- voditi evidenco o njihovi oddaji, ki zajema navedbo predmeta, vrste predmeta in vrednosti javnega naročila brez DDV, ter o njih sporočiti podatke v skladu s 106. členom ZJN-3;
- vsako leto do zadnjega dne februarja na portalu javnih naročil objaviti seznam naročil, ki so bila oddana preteklo leto in katerih vrednost brez DDV je nižja od zgoraj navedenih mejnih vrednosti ter enaka ali višja od 10.000 EUR brez DDV, z opisom predmeta, vrsto predmeta in vrednostjo oddanega naročila brez DDV ter nazivom gospodarskega subjekta, ki mu je bilo naročilo oddano.
Pri tem je naročnik v primeru kakršnega koli internega akta, ki ga je sprejel za bolj specifično ureditev pravil izvajanja evidenčnih naročil, vselej dolžan ravnati skladno z njim, hkrati z določbo drugega odstavka 21. člena ZJN-3.
Določeno je tudi, da mora naročnik v skladu z drugim odstavkom 21. člena ZJN-3 za naročila, katerih ocenjena vrednost je enaka ali višja od 10.000 EUR brez DDV in nižja od mejnih vrednosti za uporabo zakona, zagotoviti, da so vsi ponudniki, ki so oddali ponudbo, v 30 dneh od oddaje naročila pisno obveščeni.
Posebne izjeme pri evidenčnih naročilih
Med evidenčna naročila se uvrščajo tudi izločeni sklopi iz petega odstavka 73. člena ZJN-3. Pri izločenih sklopih je potrebno upoštevati, da vsak posamezen sklop ne presega 80.000 EUR, skupno pa ne smejo presegati 20 % vrednosti celotnega javnega naročila.
Med evidenčna naročila sodijo tudi štiri nove izjeme, določene v 15., 16., 17. in 18. točki 27. člena ZJN-3. Skupno vsem štirim izjemam je, da se lahko uporabijo le v primeru, ko ocenjena vrednost ne doseže meje, od katere dalje je potrebna tudi objava v Uradnem listu Evropske unije (22. člen ZJN-3). Te izjeme štejejo kot t.im. evidenčna naročila, kar pomeni, da je zanje treba spoštovati drugi odstavek 21. člena ZJN-3 in sporočati statistiko, za razliko od vseh preostalih izjem v 27. členu ZJN-3.
Naročila za nadaljnjo prodajo ali najem (15. točka prvega odstavka 27. člena ZJN-3)
Ta izjema je smiselna v primerih, ko določeni naročniki (npr. javne agencije) kupujejo blago ali storitve z namenom nadaljnje prodaje ali dajanja v najem.
Protokolarna darila in promocija Republike Slovenije (16. točka prvega odstavka 27. člena ZJN-3)
Izjema, ki opredeljuje nakup protokolarnih daril ali blaga za druge oblike promocije Republike Slovenije, je predvsem namenjena naročanju blaga, ki ga naročnik kupuje za namen predstavitve države. Pri tem obstaja, glede na vsebino promocije in vrsto dogodka, potreba po točno določenih izdelkih. Izjemo lahko uporabi vsak naročnik (9. člen ZJN-3), tudi če ni organ Republike Slovenije, pogoj pri tem je, da je blago namenjeno izključno za promocijo države in ne za promocijo posameznega naročnika ali njegovih individualnih storitev oziroma proizvodov.
Javna naročila živil (17. točka prvega odstavka 27. člena ZJN-3)
Ta izjema bo povečala možnost sodelovanja z lokalnimi pridelovalci in predelovalci slovenske hrane oziroma živil. Hkrati je v drugem odstavku 27. člena ZJN-3 na novo določeno, da mora naročnik v primerih iz navedene izjeme upoštevati cilje, kot jih za javno naročanje živil določa Uredba o zelenem javnem naročanju.
To pomeni, da bo moral naročnik, če bo ocenjena vrednost javnega naročila nižja od mejnih vrednosti za objave v Uradnem listu EU, pri oddaji teh naročil, ki jih bo sicer lahko izvedel brez uporabe postopkov po tem zakonu (z izjemo pravil, ki veljajo za evidenčna naročila), upoštevati, da bo dosegel predpisane cilje in nabavil določen odstotek ekoloških živil oziroma živil iz shem kakovosti. Do evropskih mejnih vrednosti iz 22. člena ZJN-3 bodo naročniki torej lahko kupovali živila (pod določenimi pogoji) brez uporabe pravil ZJN-3 za izvedbo postopkov javnega naročanja (zavezoval jih bo le drugi odstavek 21. člena ter zgoraj navedena uredba).
Javna naročila storitev revidiranja obveznih revizij (18. točka prvega odstavka 27. člena ZJN-3)
Ta izjema velja za javna naročila storitev revidiranja obveznih revizij, kot so opredeljene v zakonu, ki ureja revidiranje.
Postopek oddaje naročila male vrednosti - nacionalni postopek (47. člen ZJN-3)
Gre za poenostavljen nacionalni postopek javnega naročanja, ki ni evidenčni postopek. V tem postopku mora naročnik na portalu javnih naročil objaviti obvestilo o naročilu male vrednosti, izvesti javno odpiranje ponudb, objaviti odločitev o oddaji in kasneje objaviti obvestilo o oddaji naročila male vrednosti.
Karakteristike in vrednostni pragovi
Ta postopek se uporablja, če je ocenjena vrednost:
- enaka ali višja od 40.000 EUR in nižja od 140.000 EUR za javno naročilo blaga ali storitev, ki ga oddaja naročnik iz a) točke prvega odstavka 9. člena ZJN-3, in za projektni natečaj, ki ga organizira ta naročnik, ter za javno naročilo blaga iz Priloge III Direktive 2014/24/EU, če ga oddaja naročnik iz a) ali b) točke prvega odstavka 9. člena ZJN-3;
- enaka ali višja od 40.000 EUR in nižja od 215.000 EUR za javno naročilo blaga ali storitev, ki ga oddaja naročnik iz b) ali c) točke prvega odstavka 9. člena ZJN-3, in projektni natečaj, ki ga organizira ta naročnik, ter za javno naročilo blaga, ki ni navedeno v Prilogi III Direktive 2014/24/EU, če ga oddaja naročnik iz a) ali b) točke prvega odstavka 9. člena ZJN-3.
Naročnik v naročilu male vrednosti pri določanju rokov za prejem ponudb upošteva kompleksnost javnega naročila in sorazmerno določen čas za pripravo ponudb. Obvezno je izvesti javno odpiranje ponudb.
Pogajanja in preverjanje ponudb
V postopek se lahko vključijo pogajanja, pri čemer je to potrebno vnaprej navesti v obvestilu o naročilu male vrednosti in jih tudi izvesti. Velja pa tudi nasprotno, in sicer, če pogajanja v obvestilu o naročilu male vrednosti (oz. v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila) niso predvidena, jih ni dovoljeno izvajati. Za izvedbo pogajanj se smiselno uporabljajo določbe konkurenčnega postopka s pogajanji iz 44. člena ZJN-3.
Naročnik lahko v postopku naročila male vrednosti zahteva, da ponudnik izkaže izpolnjevanje vseh zahtev naročnika z ESPD ali pa z drugo lastno izjavo (v tem postopku se naročnik lahko odloči za eno ali drugo možnost). V tem postopku naročniku izjemoma ni treba preveriti obstoja in vsebine navedb v ponudbi, razen če dvomi o resničnosti ponudnikovih izjav.
Standardni postopki javnega naročanja (ZJN-3)
Naročnik izvede javno naročanje po postopkih od a) do f) točke prvega odstavka 39. člena ZJN-3, če je vrednost predmeta javnega naročila enaka ali večja od mejnih vrednosti, od katerih dalje je uporaba zakona obvezna, in če so izpolnjeni pogoji, ki so v nekaterih primerih določeni za posamezni postopek (22. člen ZJN-3).
Odprti postopek (40. člen ZJN-3)
V odprtem postopku lahko vsak zainteresirani gospodarski subjekt odda ponudbo na podlagi objavljenega obvestila o javnem naročilu na portalu javnih naročil. Minimalni rok za prejem ponudb je 35 dni od datuma, ko je bilo poslano v objavo obvestilo o javnem naročilu, ali 30 dni, če se za oddajo ponudb uporabi elektronski sistem.
Če v nujnem primeru, ki ga naročnik ustrezno utemelji, ni mogoče upoštevati roka 35 oz. 30 dni, lahko naročnik določi rok, ki ni krajši od 15 dni od datuma, ko je bilo v objavo poslano obvestilo o javnem naročilu. Rok se prav tako lahko skrajša, če je ocenjena vrednost nižja od določenih v 22. členu ZJN-3.
Omejeni postopek (41. člen ZJN-3)
Gre za dvofazni postopek, kjer lahko vsak zainteresirani gospodarski subjekt odda prijavo za sodelovanje na podlagi objavljenega obvestila o javnem naročilu na portalu javnih naročil. Prijavi za sodelovanje ponudnik priloži informacije za ugotavljanje sposobnosti, ki jih zahteva naročnik. Ponudbo lahko kasneje oddajo le gospodarski subjekti, ki jim je s strani naročnika priznana usposobljenost in jih k temu povabi naročnik.
Določen je minimalni rok za prejem prijav oziroma ponudb (30 dni), v katerega ni dovoljeno posegati, razen v primerih, ki jih določa zakon, kot na primer na infrastrukturnem področju in pri tistih javnih naročilih, katerih vrednost ni enaka ali višja od vrednosti, od katere dalje je potrebno javno naročilo objaviti tudi v Uradnem listu EU. V slednjem primeru lahko naročnik določi krajši rok, ki pa mora biti upoštevaje splošno določbo o roku iz 74. člena, kljub temu primeren glede na zahtevnost in kompleksnost javnega naročila in čas, potreben za pripravo ponudb oziroma prijav. Če v nujnem primeru, ki ga naročnik ustrezno utemelji, ni mogoče upoštevati roka 30 dni, lahko naročnik določi rok za prejem prijav, ki ni krajši od 15 dni od datuma, ko je bilo v objavo poslano obvestilo o javnem naročilu, oziroma rok za prejem ponudb, ki ni krajši od 10 dni od datuma, ko je bilo izbranim kandidatom poslano povabilo k predložitvi ponudb.
Konkurenčni dialog (42. člen ZJN-3)
Konkurenčni dialog se uporabi zlasti v primerih, ko naročniki ne morejo opredeliti sredstev za zadovoljitev svojih potreb ali presoditi, kaj lahko ponudi trg glede tehničnih, finančnih ali pravnih rešitev. Takšne razmere se lahko pojavijo zlasti pri inovativnih projektih, izvajanju pomembnih projektov na področju integrirane prometne infrastrukture, projektov za velika računalniška omrežja ali projektov, ki vključujejo kompleksno in strukturirano financiranje. Uporablja se za storitve ali blago, pri katerih so potrebna prilagoditvena ali projektna dela, zlasti pri kompleksnih nabavah, na primer visoko razvitih proizvodov, intelektualnih storitvah, kot so denimo določene storitve svetovanja, arhitekturne ali inženirske storitve, ali pomembnih projektih na področju informacijsko-komunikacijske tehnologije.
Minimalni rok za prejem prijav za sodelovanje je 30 dni od datuma, ko je bilo v objavo poslano obvestilo o javnem naročilu. V dialogu lahko sodelujejo le gospodarski subjekti, ki jih na podlagi ocene predloženih informacij k temu povabi naročnik. Naročnik v obvestilu o javnem naročilu navede svoje potrebe in zahteve, ki jih v tem obvestilu ali v opisnem dokumentu tudi podrobneje opredeli. Z udeleženci naročnik začne dialog s ciljem ugotoviti in opredeliti najustreznejše načine za izpolnitev svojih potreb. Dialog se nadaljuje, dokler naročnik ne najde ene ali več rešitev, ki lahko izpolnijo njegove potrebe.
Ko naročnik zaključi dialog in o tem obvesti udeležence, ki so sodelovali v zadnji stopnji dialoga, vsakega od njih povabi, da predloži končno ponudbo na podlagi sprejete rešitve ali rešitev, ki so bile predstavljene in podrobneje opredeljene med dialogom. Nadalje naročnik oceni prejete ponudbe na podlagi meril za oddajo javnega naročila (katerih uporaba je obvezna) iz obvestila o javnem naročilu ali opisnega dokumenta. Na zahtevo naročnika se lahko s ponudnikom, za katerega je naročnik ugotovil, da je oddal ponudbo, ki predstavlja najboljše razmerje med ceno in kakovostjo, izvedejo pogajanja, da se z dokončno določitvijo pogojev javnega naročila potrdijo finančne obveznosti ali drugi pogoji iz ponudbe.
Partnerstvo za inovacije (43. člen ZJN-3)
Gre za postopek javnega naročanja, ki se uporabi, če rešitve, ki na trgu že obstajajo, ne morejo zadostiti potrebi po razvoju inovativnega proizvoda, storitve ali gradnje, cilj tega postopka pa je poznejša nabava blaga, storitev ali gradenj, ki so rezultat inovativnega razvoja. Javna naročila se oddajo izključno na podlagi najboljšega razmerja med ceno in kakovostjo, kar je najprimernejše za primerjavo ponudb za inovativne rešitve. Partnerstvo za inovacije je pri zelo velikih ali pri manjših inovativnih projektih strukturirano tako, da zagotavlja potrebno povpraševanje trga, ki bi spodbudilo razvoj inovativne rešitve brez zapiranja trga. V postopku lahko sodelujejo le gospodarski subjekti, ki jih na podlagi ocene predloženih informacij k temu povabi naročnik.
Konkurenčni postopek s pogajanji (44. člen ZJN-3)
Konkurenčni postopek s pogajanji se lahko uporabi samo na splošnem področju, upoštevaje pogoje, opredeljene v 44. členu ZJN-3, izvaja pa se kot dvofazni postopek, razen v primeru iz b) točke prvega odstavka 44. člena. Kadar naročnik oddaja javno naročilo po konkurenčnem postopku s pogajanji na podlagi neuspešnega predhodnega postopka (odprti, omejeni ali postopek naročila male vrednosti), v katerem so bile predložene ponudbe neskladne z dokumentacijo v zvezi z oddajo javnega naročila ali prepozne ali neobičajno nizke, ali ponudbe ponudnikov, ki niso ustrezno usposobljeni, ali ponudbe, katerih cena presega naročnikova zagotovljena sredstva (b) točka prvega odstavka 44. člena ZJN-3), naročniku ni treba objaviti obvestila o javnem naročilu, če v postopek vključi vse ponudnike, ki izpolnjujejo pogoje za sodelovanje in zanje ne obstajajo razlogi za izključitev in so v predhodno izvedenem odprtem ali omejenem postopku ali postopku naročila male vrednosti predložili ponudbe v skladu s formalnimi zahtevami za postopek javnega naročanja.
ZJN-3 ne vsebuje določb, ki bi natančneje urejale protokol pogajanj, lahko pa ga naročniki predvidijo v svojem internem aktu. S protokolom, ki se lahko od pogajanj do pogajanj razlikuje, je potrebno seznaniti ponudnike, s katerimi se namerava naročnik pogajati. Prav tako v zakonu ni opredeljeno, na kakšen način mora naročnik sestaviti zapisnik pogajanj in kakšna naj bi bila njegova vsebina. Pogajanja morajo biti usmerjena v izboljšanje ponudb, da bodo naročniki lahko naročili gradnje, blago ali storitve, popolnoma prilagojene svojim konkretnim potrebam. Lahko zadevajo vse značilnosti naročenih gradenj, blaga in storitev, med drugim na primer kakovost, količino, trgovinske klavzule ter družbene, okoljske in inovacijske vidike, če niso del minimalnih zahtev.
Konkurenčni postopek s pogajanji se lahko izvaja v zaporednih stopnjah, da se na podlagi meril za oddajo javnega naročila, določenih v obvestilu o javnem naročilu ali drugem dokumentu v zvezi z oddajo javnega naročila, zmanjša število ponudb, o katerih se pogaja. Minimalne zahteve, ki jih mora določiti naročnik, so tisti pogoji ter značilnosti (zlasti fizični, funkcionalni in pravni), ki bi jih morala izpolnjevati ali imeti vsaka ponudba, da se zagotovi, da lahko naročnik odda javno naročilo v skladu z izbranimi merili za oddajo naročila.
Postopek s pogajanji z objavo (45. člen ZJN-3)
Postopek s pogajanji z objavo je mogoče uporabiti samo na infrastrukturnem področju in pomeni postopek, ki poteka na podlagi objavljenega povabila k sodelovanju in v katerem lahko sodelujejo vsi zainteresirani gospodarski subjekti. Prvo ponudbo lahko oddajo le gospodarski subjekti, ki jih na podlagi ocene predloženih informacij k temu povabi naročnik.