Zapisnik je dokument trajne vrednosti, ki služi kot podlaga za pravilno ukrepanje ter ima dokazno moč. Vsak zapisnik mora biti razumljiv, pregleden, jasen in slovnično pravilen.
V praktičnem, vsakodnevnem poslovanju in življenju so zapisniki po vsebini in obliki zelo različni. Pogosto se uporablja primopredajni zapisnik, ki je sestavni del prevzete stvari, nepremičnine ali posla. Vsebina zapisnika mora izkazovati prikaz stanja, stvari, dogodkov, sklepov in druge resnične podatke.
Dobro je, da se zapisnik pripravi takoj in se s podpisom ne odlaša. Pred podpisom je nujno zapisnik še enkrat preveriti, da se izognemo napakam pri vnosu podatkov, dejstev, stvari in sklepov. Popraviti je potrebno vse vsebinske in tiskarske napake ter dopolniti nejasnosti.
Struktura in vsebina zapisnika
Zapisnik ima značaj uradne listine, zato morajo biti v njem napisani samo resnični podatki. Potrebno je napisati pravilen datum zapisnika, po potrebi tudi točno uro, pri čemer ne pozabite na ločila. Na primer: torek, 18.12.2020, ob 15.00.
Zapisnik je dokument, ki se ga sestavi ob različnih dogodkih, predvsem pa ob zborovanjih, sestankih in sejah. Predstavlja pregleden in neposreden zapis dogajanja. Zapisujejo se vsi pomembni podatki.
Glede na namen obstaja več različnih vrst zapisnikov. Vrsta in natančnost zapisnika sta odvisni od pomena dogodka in lahko tudi od dogovora. Pogosti obliki sta »redni« zapisnik in »skrajšani« zapisnik.
- Redni zapisnik je zapis dogajanja, ki ima vso dokazno vrednost za formalne postopke, zapiše se celotna razprava z imeni razpravljalcev.
- Skrajšani zapisnik vsebuje le formulirane predloge, sklepe in se piše bolj za opomnik, kaj je bilo dogovorjeno.
Zapisnik je namenjen tako tistim, ki so se dogodka udeležili, da si lahko osvežijo spomin, kot tudi tistim, ki niso bili navzoči, a so zanje informacije pomembne. Zapisnik se sestavi kot podlaga in dokaz o ugotovljenem stanju, samem dogajanju in sprejetih sklepih.
Pri obravnavi posameznih točk dnevnega reda (Ad 1., Ad 2.,…) se, če je v okviru posamezne točke sprejet sklep, to posebej zapiše v novo vrstico. Osnutek zapisnika se napiše že med sestankom, čistopis pa se oblikuje čim prej po sestanku. Pri tem je potrebno paziti, da se besedilo sprejetih sklepov oblikuje med sestankom.
Zapisnik naj bo pisan v sedanjiku ali pretekliku. Vsebina ne sme biti razvlečena, stvari se naj ne ponavljajo. Pišemo ga tako, kot je dogajanje dejansko potekalo.
Ključni elementi dobrega zapisnika
Pri pisanju zapisnika je pomembno upoštevati naslednje elemente:
Obvezni podatki na začetku zapisnika:
- Ime in sedež organizatorja srečanja.
- Naslov dokumenta: »Zapisnik«.
- Kraj, datum in ura srečanja.
- Lista prisotnih in odsotnih - imena vseh udeležencev (ali njihovih zastopnikov in pooblaščencev). Če kateri izmed udeležencev manjka, se zapiše vzrok odsotnosti.
Vsebina srečanja:
- Dnevni red srečanja (naveden že v vabilu).
- Obravnava posameznih točk dnevnega reda.
- Sprejeti sklepi za vsako točko.
Zaključek zapisnika:
- Predviden datum naslednjega srečanja.
- Podatek o tem, da so bili z vsebino zapisnika seznanjeni vsi udeleženci.
- Ime in priimek vodje srečanja ter zapisnikarja.
- Lastnoročni podpis vodje srečanja in zapisnikarja. V primeru dveh podpisnikov v uradnih dokumentih na desno stran zapišemo po funkciji višjo osebo (vodja), na levo stran po funkciji nižjo osebo (zapisnikar).
- Navedba in podpis overitelja zapisnika (če je ta določen).
Priloge k zapisniku:
Priporočljivo je, da se zapisniku poleg liste prisotnih doda tudi zapis zadolžitev - tako bodo z zadolžitvami seznanjeni vsi udeleženci. Na nadaljnjih srečanjih se preverja, ali so bile zadolžitve opravljene. V zapisnik/-e se dodajo tudi stanje zadolžitev: zaprte, odprte in nove. Če so bili za namen srečanja (npr. dokazovanje izjav) uporabljeni dokumenti in listine, se ti kot priloge dodajo k zapisniku.
Pravilno podpisovanje in potrditev zapisnika
Po sestanku se pripravi čistopis zapisnika, ki se posreduje vsem prisotnim v osmih dneh od dneva srečanja. Udeleženci imajo od prejema zapisnika osem dni časa, da se nad njim pritožijo. Če v tem času ne pride do pritožbe, se zapisnik overi in shrani.
V primeru, ko stranka ne želi podpisati zapisnika, zakon o upravnem postopku (ZUP) loči dve situaciji:
- Oseba zapisnika noče podpisati (izraža nestrinjanje z vsebino).
- Oseba zapisnika ne podpiše, ker odide pred njegovo sklenitvijo (ne opredeli se do vsebine).
V obeh primerih se nepodpis vnese v zapisnik, v primeru zavrnitve podpisa pa se navede tudi razlog zavrnitve. Če oseba ne navede razloga zavrnitve podpisa, to zbuja dvom o pravilnosti sestave in vsebine zapisnika. Organ mora v takem primeru navesti, da je oseba zavrnila podpis in kolikor mu je znano, zakaj se je to zgodilo.
Če organ pri sestavi zapisnika ravna v skladu z ZUP, nepodpis zapisnika ne vpliva na njegovo dokazno moč. Velja domneva resničnosti poteka dejanja in danih izjav, ne pa nujno tudi njihove vsebine, razen če se je njihova resničnost preverjala z dokazili na podlagi načela materialne resnice. V takem primeru ima oseba še vedno možnost dokazovati nepravilnost zapisnika.
Osebe, ki so sodelovale v postopku dejanja, se ne podpisujejo na vsako stran zapisnika, temveč le na tiste strani, ki vsebujejo njihovo izjavo, in na koncu zapisnika, kjer se podpišejo vsi prisotni. Če je stranka pravna oseba, se na zapisnik lastnoročno podpiše zastopnik te pravne osebe.
Sestanek je končan ob končnem času, ki je naveden v zapisniku. S pravilnim in natančnim vnosom podatkov zagotovite verodostojnost in uporabnost dokumenta.