Angleščina je danes neizogiben del poslovne in osebne komunikacije. Pogosto se znajdemo pred izzivom pisanja ali odgovarjanja na sporočila v angleškem jeziku, pri čemer se nam hitro zatakne že pri nagovoru ali drugih specifičnih izrazih. Ena takšnih dilem je pravilno poimenovanje "priloge" v angleščini, kar je ključnega pomena za jasno in profesionalno komunikacijo.
Glavni prevodi za "priloga"
Dokument, ki se dodaja k glavnemu dokumentu, lahko v angleščini poimenujemo na več načinov, odvisno od konteksta. Najpogostejši prevodi za "prilogo" so appendix, enclosure in attachment.
Attachment
Beseda attachment se primarno uporablja za priloge v elektronskih sporočilih (e-pošti). Ko govorimo o datoteki, ki jo priložimo k e-sporočilu, je to najustreznejši izraz.
Enclosure
Izraz enclosure se uporablja za fizične priloge, ki so priložene k tiskanemu pismu ali dopisu v isti ovojnici. Pomembno je vedeti, da je stopnja tajnosti pisma ali dopisa, ki se nanaša na priloge, enaka najvišji stopnji tajnosti prilog. Primer uporabe v angleščini: The classification of a letter or note covering enclosures shall be as high as the highest classification of its enclosures.
Appendix in Annex
Appendix in annex se običajno uporabljata za obsežnejše dodatke k daljšim dokumentom, kot so poročila, pogodbe, študije ali zakoni. Označujeta dodatno gradivo, ki dopolnjuje glavno besedilo, vendar ni nujno del samega glavnega toka argumentacije. Primer za appendix: The amendments in this appendix shall be applied for accounting periods beginning on or after 1 January 2005. Primer za annex: The text of the Agreement and the Annexes thereto are attached to this Decision.
Splošna pravila pisanja dopisov in e-pošte v angleščini
Poleg pravilnega poimenovanja prilog je ključno upoštevati splošna pravila pisanja v angleščini, ki zagotavljajo profesionalen in razumljiv ton.
Zgradba pisma in e-pošte
- Svoj naslov napišite brez imena in priimka.
- Pri datumih je najbolje mesec izpisati s celo besedo, na primer: 26 January 2011. Američani namreč začnejo z mesecem, kar lahko povzroči zmede. Krajšav, kot so "st/nd/rd/th" pri vrstilnih števnikih v datumu, ne pišemo več. Letnico lahko izpustimo, če je jasno, o katerem letu govorimo.
- Če pišete točno določeni osebi v podjetju, napišite pred naslovom podjetja ime in priimek te osebe ter njen naziv.
- Odstavke delamo tako, da pustimo eno vrstico prazno in brez zamikanja.
- Pozdrav in s tem celotno e-sporočilo zaključimo s svojim imenom oziroma s standardnim podpisom, npr. Yours faithfully (kadar pri začetnem pozdravu ne vključimo imena) ali Yours sincerely (kadar pri začetnem pozdravu vključimo ime, npr. Dear Ms. Brown).
Nagovori in pozdravi
Pri nagovorih in pozdravih bodimo še posebej pozorni, saj so ključni za vzpostavitev pravilnega tona komunikacije. Ločil (vejice, dvopičja) za nobenim od teh pozdravov ne pišemo več.
- Formalni nagovori:
- Dear Sir/Madam - če ne veste imena osebe.
- Dear Sirs - za banke in večja podjetja.
- Dear Ms. Brown - če pišete ženski, uporabite Ms. (pike za Ms izginjajo, prav tako izginja raba Mrs); tudi, če veste njeno ime, napišete samo priimek, če je to uradno pismo. Pri ženskah je priporočljiva nevtralna uporaba Ms. namesto Mrs.
- Dear Mr. Brown - če pišete moškemu, uporabite Mr. (pike za Mr izginjajo); tudi, če veste njegovo ime, napišete samo priimek, če je to uradno pismo.
- Dear Dr. [Priimek]
- Neformalni nagovori (predvsem v e-pošti):
- Dear All - v e-pošti naslovljeni večim ljudem.
- Dear Mary - če to ni uradno pismo.
Pomembno je omeniti, da angleščina ne pozna vikanja, zato se besede "you" ne piše z veliko začetnico.
Zadeva (Subject Matter)
Zadeva ali subject je prva stvar, ki bo pritegnila pozornost bralca, še posebej pri e-pošti. Zadeva povzame vsebino celotnega e-sporočila. Pazite, da je jedrnata in ne preveč splošna. Če je napisana nenatančno ali nerazumljivo, bo vaše sporočilo ostalo neprebrano.
Uvod in telo sporočila
E-sporočilo se mora vedno začeti s pozdravom. Po prvotnem pozdravu je potrebno zapisati uvodni stavek, ki bo nakazal razlog pisanja. V tem delu se lahko tudi na kratko predstavite. Na splošno ni nobenih strogih pravil za pisanje v telesu sporočila, vendar bodite jasni in uporabljajte kratke povedi ter preprost jezik. Redko kdo ima čas za branje dolgih e-sporočil, zato bodimo pri glavnem sporočilu karseda kratki in jedrnati. Če želimo sporočiti več stvari naenkrat, napisano smiselno razdelimo na odstavke. Glede na prejemnika izberemo stopnjo formalnosti pisanja, saj sta neposrednost in izbira besed odvisni od odnosa s prejemnikom in sta tudi kulturno pogojeni.
Oblika in primer pisanja poslovnih pisem
Pravilnost jezika
Vedno moramo biti pozorni na črkovanje, slovnico, pravilno rabo velikih začetnic in ločil. Slovnične napake se nam z lahkoto pripetijo že v maternem jeziku, zato moramo biti toliko bolj pozorni, ko pišemo v tujem jeziku. Na voljo je veliko spletnih programov, ki nam lahko pomagajo pri preverjanju besedila. Za pravilno črkovanje vključimo t. i. spell check oziroma črkovalnik, če pa se hočemo še bolj natančno prepričati, da je naše e-sporočilo brez napak, ga preberimo od konca proti začetku, besedo za besedo. Tako ne bomo brali "na pamet", ampak bomo videli vsako besedo izolirano in lažje našli tipkarskega škrata.
Priprava predlog
Če pogosto pošiljamo e-sporočila s podobno vsebino, je zelo koristno, da si za take priložnosti pripravimo predloge e-sporočil, ki jih vsakič po potrebi le nekoliko spremenimo. To bo prihranilo dragocene minute in zagotovilo doslednost v komunikaciji.