Izdaja računa je temeljni del vsakega poslovnega procesa in je obvezna za vsako opravljeno dobavo blaga in storitev. Ta obveznost velja za vse osebe, ki opravljajo dejavnost, zato morajo podjetniki skrbno voditi poslovne knjige in evidence. V praksi se pogosto zastavlja vprašanje, ali so določene priloge, kot so dobavnice ali specifikacije, zakonsko obvezne.
Dobavnica in druge priloge: So zakonsko obvezne?
Vprašanje obveznosti prilog k računu je v poslovnem svetu pogosto predmet razprav. Na podlagi veljavne zakonodaje je odgovor jasen: dobavnica ni po zakonu obvezna priloga računa. Razlog za to je, da dobavnica ni edina in ekskluzivna podlaga za nastanek računa ali terjatve nasploh. Resda se dobavnica v praksi velikokrat prilaga k računom, vendar jo je stranka (prejemnik) prejela največkrat že ob predaji blaga, materiala ali celo storitve. Kot osnova izdaje računa tudi zaradi knjiženja zadostuje sklicevanje na dokument (vzrok), ki je podlaga za izdajo računa in podlaga za odločitev pri knjiženju po Slovenskih računovodskih standardih (SRS). V maloprodaji končnim potrošnikom pa je navedba takšne podlage še to nepotrebna.
V splošnem pogodbe, podrobne specifikacije ali druge listine niso samodejno zakonsko obvezne priloge k računu, razen če je to specifično določeno z dogovorom med strankama ali posebnim predpisom. Pomembno je, da je račun sam po sebi popoln in vsebuje vse zakonsko predpisane podatke.
Specifika elektronskih računov (eRačunov) in njihovih prilog
S skupnim imenom »eRačun« se označujejo dokumenti oziroma knjigovodske listine, ki vsebujejo zapise o poslovnih dogodkih, na osnovi katerih se spreminjajo sredstva ali obveznosti do njihovih virov, prihodki ali odhodki. Knjigovodske listine so lahko prejete ali izdane, njihovo popolnost, resničnost in poštenost poslovnega dogodka pa izkazujejo z obveznimi elementi listine.
Obveznost eRačunov v javnem sektorju
Prejem eRačuna je s 1. 1. 2015 postal obvezen za vse proračunske uporabnike, medtem ko izdaja eRačuna za proračunske uporabnike še ni bila obvezna v tem začetnem obdobju. Danes pa je izdajanje eRačunov za proračunske uporabnike obvezno, če jih izdajajo drugim proračunskim uporabnikom oziroma v javni sektor. Proračunski uporabniki prejemajo in izdajajo eRačune izključno prek UJP kot enotne vstopne in izstopne točke za izmenjavo eRačunov za javni sektor. Večina ponudnikov eIzmenjave ima z UJP omrežjem sklenjen dogovor o posredovanju, kar omogoča tekoče in avtomatizirane procese. E-računi so v Sloveniji standard, če želite poslovati s podjetji, ki so v javni lasti.
Priloge k eRačunom
Skupaj z eRačunom lahko izdajatelj računa posreduje tudi k eRačunu obvezne priloge (na primer specifikacija k računu), ki so lahko v poljubnem zapisu. Priporočamo, da je priloga izdelana v uporabniku prijaznem zapisu (na primer PDF), sicer mora biti zagotovljena ustrezna vizualizacija le-te (na primer v formatu PDF). Pomembno je, da posredovanje prilog k eRačunom zagotovi ponudnik elektronske poti, pri čemer določeni ponudniki lahko za priloge k eRačunom postavljajo nekatere omejitve glede količine ali velikosti.
Tehnične zahteve in varnost eRačunov
Uporaba tehnoloških priporočil zapisa za eRačun je prosta in odvisna od dogovora med izdajateljem in prejemnikom elektronskega računa. Sistem za proračunske uporabnike sprejema eRačune v zapisu eSlog različice 1.5 in 1.6, pri čemer je aktualna različica eSlog 1.6. Izdajatelj se mora dogovoriti s prejemnikom, katero različico zapisa eSlog bo uporabil za poslane eRačune.
Aktualna različica eSlog 1.6 (vključno s starejšimi različicami) zahteva uporabo digitalnega podpisa za eRačun. Izdajatelj lahko uporabi navadno ali kvalificirano digitalno potrdilo za podpis eRačuna oziroma se dogovori s prejemnikom, kakšen tip digitalnega potrdila bo uporabil.
Za elektronske račune je ključnega pomena zagotavljanje pristnosti izvora, celovitosti vsebine in čitljivosti računa od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa. »Pristnost izvora« računa pomeni zagotovitev identitete dobavitelja ali izdajatelja računa, medtem ko »celovitost vsebine« računa pomeni, da vsebina računa, ki je zahtevana po 82. in 83. členu ZDDV-1, po izdaji računa ni bila spremenjena. Pristnost izvora in celovitost vsebine elektronskega računa se lahko zagotavljata tudi z naprednim elektronskim podpisom ali z elektronsko izmenjavo podatkov (EDI).
eRačun se lahko pošlje prek poljubne elektronske poti oziroma v dogovoru s prejemnikom eRačuna. Elektronsko zavrnitev eRačuna mora podpirati ponudnik elektronske poti, potrjevanje eRačunov pa je v domeni informacijskega sistema za likvidacijo vhodnih računov (npr. dokumentni sistem). eSlog vsebuje polja »PoljubnoBesedilo«, kamor lahko izdajatelj vpiše vsa besedila, ki morajo biti zapisana na računu in zanje niso predvideni posebna polja.
Obvezni podatki, ki morajo biti navedeni na računu
Popolnost, resničnost in poštenost poslovnega dogodka se izkazujejo z obveznimi elementi listine. Slednji so opredeljeni tako v Pravilniku o računovodstvu organizacije kot v Zakonu o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) in Zakonu o gospodarskih družbah (ZGD-1).
Podatki po ZDDV-1 (82. člen)
Davčni zavezanec, ki izda račun v skladu z 81. členom ZDDV-1, mora na računu navesti:
- datum izdaje računa;
- zaporedno številko računa;
- identifikacijsko številko za DDV dobavitelja ali izdajatelja računa;
- celotno firmo in sedež dobavitelja ali izdajatelja računa;
- identifikacijsko številko za DDV kupca oziroma naročnika, pod katero je kupec ali naročnik prejel dobavo blaga ali storitev, za katero je dolžan plačati DDV, ali je prejel dobavo blaga v skladu s 46. členom ZDDV-1;
- celotno firmo in sedež kupca oziroma naročnika;
- količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsto opravljenih storitev;
- datum, ko je bila opravljena dobava blaga, ali datum, ko je bila storitev opravljena oziroma končana, ali datum, ko je bilo opravljeno predplačilo iz 4. in 5. točke prvega odstavka 81. člena ZDDV-1;
- davčno osnovo, od katere se obračuna DDV po posamezni stopnji oziroma enotno ceno brez DDV in morebitne popuste, če ti niso vključeni v enotno ceno;
- stopnjo DDV;
- znesek DDV, ki se obračuna, razen če se uporablja posebna ureditev, pri kateri ta podatek ni obvezen po tem zakonu;
- skupni znesek za plačilo;
- v primeru oprostitve DDV ali če je plačnik DDV kupec ali naročnik, veljavno določbo Direktive Sveta 2006/112/ES ali ustrezni člen ZDDV-1;
- v primeru dobave novega prevoznega sredstva, opravljene v skladu s pogoji iz 1. in 2. točke 46. člena ZDDV-1, značilnosti, kot so opredeljene v tretjem odstavku 3. člena ZDDV-1;
- če je oseba, ki je dolžna plačati DDV, davčni zastopnik za namene drugega odstavka 76. člena ZDDV-1, mora biti to posebej navedeno.
Podatki po ZGD-1 (45. člen)
V praksi je velikokrat nejasno, kaj vse morajo v skladu z zakonodajo vsebovati računi in dopisi, ki jih družbe pošiljajo oziroma izročajo svojim partnerjem (kupcem, naročnikom itd.). Vsi dopisi in izdani računi morajo vsebovati vse predpisane podatke in sestavine, ki jih določajo Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1), Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) in Slovenski računovodski standardi. Čeprav ZGD-1 sicer eksplicitno ne navaja, kateri dokumenti se štejejo za dopise in ali sodijo pod dopise tudi izdani računi, je Tržni inšpektorat Republike Slovenije, ki je pristojen za nadzor, zavzel stališče, da morajo tudi izdani računi vsebovati predpisane sestavine 45. člena ZGD-1.
Zato svetujemo, da na izdane račune poleg vseh z ZDDV-1 opredeljenih sestavin, navedete tudi: celotno firmo in sedež družbe, registrski organ, pri katerem je družba vpisana, in matično številko družbe.
Poenostavljeni račun (83. člen ZDDV-1)
Davčni zavezanec lahko v skladu s 83. členom ZDDV-1 za opravljeno dobavo blaga ali storitev na ozemlju Slovenije izda poenostavljeni račun. Davčni zavezanec ne sme izdati poenostavljenega računa za dobave blaga ali storitev, ki jih opravi v drugo državo članico, v kateri je treba plačati DDV, ali njegova poslovna enota v tej državi članici ne sodeluje pri dobavi v smislu 192.a člena Direktive Sveta 2006/112/ES.
Priporočljive informacije in klavzule
Čeprav številka TRR-ja ni obvezen podatek, ga je priporočljivo napisati, saj boste s tem poenostavili plačilo računa. Mali davčni zavezanec je po 94. členu ZDDV-1 oproščen obračunavanja DDV, če v obdobju zadnjih 12 mesecev ni presegel oziroma ni verjetno, da bo presegel znesek 50.000 EUR obdavčljivega prometa. Zaradi lažjega pregleda in večje razumljivosti je priporočeno, da se na računu navede klavzula: DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena ZDDV-1. Nekatere dejavnosti zahtevajo tudi dodatne klavzule ali pojasnila, ki izhajajo iz različnih zakonov.
Podpis in žig na računu
Od nekdaj je veljalo pravilo, da mora biti račun žigosan in podpisan, saj je le tako verodostojen. Danes pa podpisi in žigi (skoraj) niso več potrebni. Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) v nobenem členu ne zahteva, da mora biti izdan oziroma prejet račun podpisan, kar potrjuje tudi 229. člen Direktive o DDV 2006/112/ES, ki izrecno pravi: »Države članice ne zahtevajo, da so računi podpisani.« Pri tem pa moramo upoštevati tudi Slovenske računovodske standarde (SRS 21.8), ki pravijo, da morajo biti knjigovodske listine opremljene s podpisi fizičnih oseb. Predlagamo, da kjer je mogoče, račun podpišete, saj to lahko prispeva k večji verodostojnosti in profesionalnosti.
Oblikovanje in urejenost računa
Račun ne predstavlja le plačila za vaše delo, temveč tudi odnos vašega podjetja do kupca, zato je pomembno, da so računi lični in pravilni. Oblikovalci so že dobro preučili nujne podatke, ki jih znajo spretno vplesti v celostno podobo in pripraviti privlačen dokument. Če uporabljate logotip ali barve, jih vključite v podobo računa. Dopisne liste in račune lahko poenotite tako, da na dopisni list zapišete vse podatke, ki so nujni na računu.
Hramba računov
eRačun je potrebno hraniti elektronsko, torej v svoji izvirni obliki, v kateri je bil poslan ali dan na razpolago. Če ima organizacija uveden postopek prenosa na papir, iz katerega je mogoče razbrati način prenosa na papir, spremljajoče podatke o postopku prenosa na papir in odgovorno osebo oziroma delovno mesto, odgovorno za prenos na papir, ter tak način hrambe onemogoča spremembo ali izbris podatkov oziroma omogoča reproduciranje računa v izvirni obliki, lahko tak račun hrani tudi na papirju. Prejemniki lahko eRačune, prejete s strani tujih dobaviteljev ali izvajalcev, hranijo v elektronski ali papirni obliki, saj so zahteve za hranjenje e-računov, prejetih iz tujine, enake zahtevam za hranjenje eRačunov, prejetih od domačih izdajateljev. V primeru hrambe v papirni obliki mora prejemnik vpeljati ustrezna organizacijska pravila, ki natančno opredeljujejo postopke tiskanja eRačuna.
Kdaj izdaja računa ni potrebna? (Izjeme)
Čeprav je izdaja računa v večini primerov obvezna, obstajajo tudi primeri znotraj poslovanja, ko izdaja računa ni potrebna. Gre namreč za dobave, za katere je po zakonodaji o DDV določena izjema od obveznosti izdajanja računa. Na Finančni upravi Republike Slovenije (FURS) tako navajajo, da izdaja računa ni potrebna za prodajo:
- blaga iz avtomatov;
- vozovnic, kart, žetonov v potniškem prometu (vlak, avtobus, žičnice);
- periodičnega tiska posameznih izvodov časopisa, revij ipd.;
- vplačil za udeležbo v igrah na srečo po zakonu, ki ureja igre na srečo;
- kartic s kodo za polnjenje predplačniških sistemov mobilnih operaterjev iz bankomatov;
- lastnih kmetijskih/gozdarskih pridelkov in storitev, ki jih kmečko gospodinjstvo - kot davčni zavezanec - ni identificiralo za namene DDV, vendar jih pridela in prodaja v okviru osnovne kmetijske/gozdarske dejavnosti, katerih dohodki so obdavčeni pavšalno na podlagi katastrskega dohodka ali pavšalne ocene dohodka na panj, končnemu potrošniku (npr. neposredna prodaja na domu);
- žetonov iz menjalnih avtomatov;
- prometa storitev po teletočkah.
Nepridobitne organizacije in dobave fizičnim osebam
Ravno tako ni potrebna izdaja računa za dobave blaga ali storitev osebam, ki niso davčni zavezanci, torej fizičnim osebam - končnim uporabnikom, ki ne opravljajo dejavnosti. To velja, če vrednost obdavčljivih dobav v tekočem koledarskem letu ne preseže zneska 5.000 evrov in pod pogojem, da takšno dobavo opravijo nepridobitne organizacije ali drugi davčni zavezanci (denimo osebe, ki niso del javnega prava). Pod določenimi pogoji pa izdaja računa tudi ni potrebna za nepridobitne organizacije, ki bodo s svojimi dobavami blaga oziroma storitev presegla prag 5.000 evrov obdavčljivih dobav.